Tramitar una herencia requiere reunir documentación de naturaleza muy distinta: del propio fallecido, de los bienes que integran la herencia, de los herederos y, en algunos casos, documentación específica según el territorio. Tenerlo todo claro desde el principio marca una diferencia enorme en los plazos.

Este artículo presenta los documentos organizados en cuatro bloques para que puedas ir reuniéndolos en paralelo.

Antes de empezar: si el fallecido no dejó testamento, el primer paso es obtener la declaración de herederos abintestato, que requiere su propia documentación. Este checklist cubre los documentos del proceso completo de herencia, no solo de la declaración previa.

Bloque 1: Documentos del fallecido

Son los documentos que acreditan el fallecimiento, la identidad del causante y su situación civil y sucesoria.

Documentos del fallecido

  • Certificado de defunción — expedido por el Registro Civil del municipio del fallecimiento. Imprescindible para iniciar cualquier trámite.
  • DNI o NIE del fallecido — aunque esté caducado, es válido para los trámites sucesorios.
  • Certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad — confirma si existe testamento y ante qué notario. Solicitable 15 días hábiles después del fallecimiento.
  • Copia autorizada del testamento (si existe) — se obtiene en la notaría donde fue otorgado.
  • Certificado de contratos de seguros de vida — del Registro de Contratos de Seguros de Cobertura de Fallecimiento, para saber si había seguros de vida.
  • Libro de familia o certificado de matrimonio — si el fallecido estaba casado o lo había estado.
  • Sentencia de divorcio o nulidad (si hubo separación) — con liquidación de la sociedad de gananciales si procede.
  • Capitulaciones matrimoniales (si las hubiera) — establecen el régimen económico del matrimonio.

Bloque 2: Documentos de los bienes de la herencia

Cada tipo de activo requiere documentación específica para su valoración e inclusión en el inventario de la herencia.

Inmuebles (pisos, casas, locales, terrenos)

  • Escritura de propiedad de cada inmueble.
  • Nota simple del Registro de la Propiedad — confirma titularidad, cargas e hipotecas vigentes.
  • Último recibo del IBI (Impuesto sobre Bienes Inmuebles) — para obtener el valor catastral.
  • Certificado de deudas de comunidad de propietarios (si es piso en comunidad).
  • Saldo pendiente de hipoteca a fecha del fallecimiento (si la hubiera). Si estaba pagada pero sigue inscrita, habrá que cancelarla en el Registro.

Cuentas bancarias, depósitos y productos financieros

  • Certificado bancario de saldo a fecha de fallecimiento de todas las cuentas corrientes y de ahorro. Cada banco lo emite de forma independiente.
  • Extracto de fondos de inversión y depósitos a plazo a fecha de fallecimiento.
  • Certificado de pensiones o seguros de vida con capital acumulado, si los hubiera.

Acciones y participaciones societarias

  • Certificado del depositario o extracto de valores en custodia a fecha de fallecimiento.
  • Participaciones en sociedades no cotizadas: escritura de constitución, últimas cuentas anuales depositadas y balance de situación.

Vehículos

  • Permiso de circulación y ficha técnica de cada vehículo.
  • Valoración orientativa según tablas de la Dirección General de Tributos o tasación independiente.

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Bloque 3: Documentos de los herederos

Cada heredero que vaya a aceptar o renunciar a la herencia debe aportar su propia documentación identificativa.

Documentos de cada heredero

  • DNI o NIE en vigor. Si el heredero es extranjero sin NIE, se utilizará el pasaporte junto con el NIE si lo tiene.
  • Documentación de parentesco (partida de nacimiento, libro de familia) si el notario lo requiere para verificar el grado de parentesco.
  • Datos bancarios (IBAN) para la distribución de los fondos líquidos si los hay.
  • Si un heredero no puede asistir a la firma: poder notarial otorgado a favor de quien firmará en su nombre.
  • Si hay herederos menores de edad: representación legal acreditada (DNI del representante legal y documentación de representación).

Bloque 4: Documentos especiales y territorios forales

En función de la situación concreta, puede ser necesaria documentación adicional.

Situaciones especiales

  • Heredero residente en el extranjero: documentación de parentesco apostillada (Apostilla de La Haya) o legalizada si procede, DNI español o pasaporte y NIE.
  • Bienes en el extranjero: escrituras o títulos del bien en el país correspondiente, traducción jurada si están en idioma distinto al español.
  • Fallecido extranjero: documentación del registro de últimas voluntades del país de origen, Certificado Sucesorio Europeo si aplica (fallecidos con residencia habitual en la UE).
  • Empresa o negocio entre los bienes: balance y cuenta de resultados del último ejercicio cerrado, escrituras de la sociedad y registro mercantil.

En los territorios con derecho civil propio — País Vasco, Navarra, Cataluña, Aragón, Galicia y Baleares — la documentación requerida es en general la misma. Lo que cambia es la normativa que rige el reparto: el orden de herederos, las legítimas y las cuotas pueden diferir del Código Civil. Conviene verificar la vecindad civil del fallecido antes de iniciar el trámite.

País Vasco Derecho foral con variaciones por territorio histórico. Cónyuge y pareja de hecho con derechos reforzados.
Navarra Fuero navarro. El cónyuge tiene usufructo de fidelidad sobre todos los bienes.
Cataluña Código Civil de Cataluña con orden propio de sucesión intestada.
Aragón, Galicia, Baleares Legislación sucesoria propia. Verificar normativa aplicable según vecindad civil.

¿Cuándo pedir cada documento?

Algunos documentos solo pueden solicitarse pasado un tiempo desde el fallecimiento; otros conviene pedirlos lo antes posible para no retrasar el proceso. Un orden orientativo:

  • Inmediatamente: certificado de defunción, libro de familia, DNI del fallecido.
  • A partir del día 15 hábil: certificado del Registro de Actos de Última Voluntad, certificado de seguros de vida.
  • En paralelo: notas simples del Registro de la Propiedad, certificados bancarios de saldo, extractos de valores.
  • Una vez confirmados los herederos: DNI de herederos, documentación de parentesco si la requiere el notario.

Para ver el proceso completo de tramitación, consulta nuestros artículos sobre servicio de herencia completa, declaración de herederos y cómo tramitar una herencia paso a paso.