Hasta hace poco, cualquier trámite ante notario exigía desplazarse a la notaría, sin excepción. La Ley 11/2023, de eficiencia digital del servicio público de justicia, cambió esa regla: habilitó la firma de determinados actos notariales por videoconferencia, con plenas garantías jurídicas.
Te explicamos qué permite exactamente esta ley, cómo funciona el sistema y qué es lo que no cambia respecto a la firma presencial.
Qué es la videoconferencia notarial
Es un sistema que permite a una de las partes de un acto notarial comparecer ante el notario de forma telemática, en lugar de acudir físicamente al despacho. No es una videollamada informal: es un procedimiento reglado, con identificación verificada y las mismas garantías notariales que la comparecencia en persona.
El notario sigue interviniendo con su fe pública, comprobando la identidad y el consentimiento de quien firma, exactamente igual que si estuviera delante suyo en la notaría.
Cómo funciona la identificación
El sistema combina varios elementos para ofrecer garantías equivalentes a la comparecencia física:
Dónde ya usamos la videoconferencia notarial
En NotaríaExpress coordinamos la videoconferencia notarial en varios trámites de nuestro catálogo, entre ellos:
- Cancelación de hipoteca: el apoderado del banco comparece por videoconferencia en lugar de desplazarse a la notaría, lo que agiliza mucho el trámite frente al modelo anterior, donde había que cuadrar agenda física con el banco.
- Elevación a público de acuerdos de junta: en determinados supuestos, la comparecencia del administrador puede resolverse de forma telemática, según el caso concreto.
- Apoderamientos mercantiles: algunas comparecencias vinculadas al otorgamiento de poderes de empresa también pueden gestionarse a distancia, siempre que el trámite lo permita.
En cada uno de estos servicios comprobamos primero si el trámite concreto admite la videoconferencia antes de proponerla, porque no todos los supuestos dentro de un mismo servicio son idénticos.
¿Quieres saber si tu trámite puede firmarse por videoconferencia?
Consulta previa gratuita: te confirmamos si tu gestión es compatible con la firma a distancia.
Qué actos quedan fuera
No todos los actos notariales admiten esta modalidad. La Ley 11/2023 habilita la videoconferencia para los actos que la ley permite, pero mantiene la comparecencia presencial como obligatoria en otros supuestos, precisamente por la naturaleza del acto o la protección que requiere.
No damos aquí una lista cerrada de exclusiones porque el criterio puede variar según el tipo de trámite y su casuística concreta. Lo más seguro, si tenéis dudas, es consultarnos vuestro caso: os confirmamos si el trámite que necesitáis es compatible con la firma por videoconferencia o requiere comparecencia presencial.
Por qué es una buena noticia para quien vive fuera o no puede desplazarse
La videoconferencia notarial resulta especialmente útil para españoles residentes en el extranjero, o para cualquier persona que no pueda coincidir físicamente en la misma notaría que la otra parte de un trámite —como ocurre con el apoderado de un banco en una cancelación de hipoteca—. Elimina la necesidad de cuadrar agendas y desplazamientos, sin renunciar a ninguna garantía jurídica.
Cómo ha cambiado el día a día de estos trámites
Antes de la Ley 11/2023, muchos trámites que ahora se resuelven en una sola cita quedaban condicionados a que las dos partes coincidieran físicamente el mismo día en la misma notaría. En el caso de la cancelación de hipoteca, por ejemplo, eso significaba esperar a que el apoderado del banco tuviera hueco en su agenda y se desplazara, lo que a menudo alargaba el proceso semanas.
Con la videoconferencia, ese cuello de botella desaparece: cada parte firma desde donde le resulte más cómodo, con las mismas garantías, y el trámite se agiliza de forma notable. Es uno de los cambios más prácticos que ha traído la digitalización del sistema notarial español en los últimos años.